2018企业秘书应具备的职业能力分析

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企业秘书应具备的职业能力分析秘书人员要胜任繁杂的秘书工作，就必须具备相当的职业能力。参谋辅助、上传下达、沟通协调、调查分析都是秘书的基本职能，这些基本职能的顺利履行要求秘书必须具备良好的职业能力。随着经济的快速发展，企业管理工作的日益科学化、高效化，秘书作为一种必不可少的服务人员，在企业运行中发挥着不可或缺的作用。企业的高速发展也进一步提高对企业秘书的职业能力的要求。
　　秘书工作纷繁复杂，又难为外人道。单纯的说理很难令人深刻领会。借助案例分析有助于我们、特别是秘书人员直观感受秘书工作中的困境，思考和提升秘书人员的职业能力。谭一平的《女秘书日记》一书以描摹企业秘书群体形象为主，共叙述了66个的秘书职场小案例，通过主人公女秘书于雪的视角，讨论和分析企业秘书的职场策略，罗列了企业秘书可能遇到的职场境遇，剖析了企业秘书的生存策略。探究《女秘书日记》对企业秘书的工作很有指导意义。本文通过研究《女秘书日记》一书的案例，对企业秘书工作中应具备的四项职业能力进行了探析。
　　1信息整合能力
　　秘书工作不外乎上传下达、左右协同、内外沟通。具体开展起来就是收集信息、整理信息、传递信息、反馈归档信息等。在整个过程中，任何一个流程的缺失，都会导致秘书工作的失误。善于整合信息对秘书人员来说，至关重要。
　　《女秘书日记》在开篇的留心皆学问案例中就列举了这样一个事例：东岩公司的代理商马致远突然到访，由于其久在宁夏，初到北京，对北京的交通情况不熟悉，于是电话求助东岩公司秘书于雪。于雪不清楚公交路线，情急之下只给马致远说了一个不完整的公交换乘路线，另一个秘书玛丽则直接建议马致远坐出租车前来。这个时候秘书欧阳军却直接接过电话，礼貌而娴熟地给马致远提供了一条清晰完整的便捷路线。作为已经有几年工作经验的秘书，于雪和玛丽都犯了一个致命的错误：不善于整合信息。整合信息是指人们将各种信息进行筛选分析、优化组合、综合利用。交通信息的繁杂，更需要秘书进行筛选分析以备综合利用。掌握各种交通信息，并不是指一时地突击硬背，也不等于机械地全盘掌握，而是要恰当的处理和筛选信息。为领导安排日程，就是一个整合信息的过程。恰当的日程安排直接影响领导的工作效率，而领导的工作效率也影响着了秘书的工作内容和进展。
　　但是，由于秘书职位的特殊性，秘书整合信息时需要注意三条原则：第一，不要囫囵吞枣。要了解信息的来龙去脉；第二，不要自我发挥。秘书不能发挥自己的想象力，使材料变得更加完整；第三，不要先入为主；在《女秘书日记》带泥的洋葱案例中，秘书于雪擅自对材料进行文字润色加工，被领导孙总训斥，孙总指出作为秘书应该是上司的眼睛、耳朵、手甚至是脚，但不能是大脑。信息的有用与无用，应该由领导自己进行判断。可见，在整合信息的过程中，要了解领导的真实意图，只要在这个基础上，并坚持这三条原则，秘书人员才能做好信息的整合，建立信息系统，才能更好地为领导和所在部门服务。
　　2人际协调能力
　　人际协调能力是一个人生存与发展的必备能力之一，也是一个人处理外界关系的必要条件。秘书工作范围广泛而且接触的人多，从各部门同事到公司领导，从内部人员到外来客人。秘书人员作为沟通桥梁，需要具备妥善处理企业内部与外部、企业各部门之间的人际关系的能力。在秘书工作中，由于看问题的角度不同，秘书部门与其他部门在所难免发生一些矛盾或误会。在处理矛盾的时候，秘书不可领导的权威、凭一时意气办事，为难他人，将正常的工作矛盾转化为个人恩怨、人事纠纷等。女秘书于雪就深谙秘书与其他部门的相处之道。
　　求和不求气案例中，研发部的鲁天明急于开展某项合作项目，但批文一直不下，作为批文的递送者，于雪就在所难免的被误解办事拖拖拉拉，并被鲁天明劈头盖脸得指责项目黄了，你来负这个责。虽然批文下与否与于雪并没有直接关系，但处于各个部门与领导的桥梁地位，秘书被当作出气筒是很难避免的。此时秘书于雪并没有像玛丽所说的晾他几天来处理对方施加的坏情绪，而是礼貌地回应鲁天明，并及时跟领导汇报，推进批文的尽快下达。促进与对方的沟通，使秘书的这座桥梁更加顺畅，而不是采取魔高一尺、道高一丈的态度与人置气。这是秘书于雪的聪慧之处，也是秘书从业人员应该学习的地方。秘书要具备人际协调能力，恰当处理与他人的关系，这不仅可以消解一触即发的口角之争，也有利于日后秘书部门与其他部门之间的相处。
　　在应对复杂的人际关系时，秘书不要热衷于打听各种内幕消息，要懂得适当的沉默，只有这样才不至于被各种是非漩涡所吞没。在男朋友的工作调动案例中，秘书艾丽丝在端茶送水之际听到了关于她男友的人事调动，在她看来告诉男友无可厚非，然而她却没有意识到即使是她的男友，也仍是企业的一员，企业的人事变动在没有公布之前属于企业秘密，她却泄露出来，这违背了秘书中的秘字。在一个企业内部，人事关系常常是最为复杂又最为敏感的关系。作为秘书，一旦掺和
进去，很难保持不偏不倚，也有可能被人曲解，导致事情更加复杂。所以，在面对复杂的人际关系时，秘书人员要应懂得难得糊涂为上策，懂得保持沉默。
　　3细微观察能力
　　在应对突发问题的时候，秘书人员要具有细微的观察能力，能针对变化、迅速作出判断、分析和概括，并及时作出相应的调整。秘书人员要与各种类型的人打交道，人都受感情支配。如何掌握他人的心理过程，从而更好地为实践服务，提高工作效率，既是观察能力的一个重要体现，也是秘书人员应该面对的一个课题。掌握一定的细微观察能力，对秘书工作很有帮助。