2018探析大学行政秘书在教学管理中的协调工作

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探析大学行政秘书在教学管理中的协调工作
行政工作是高校教学管理中的基石，而行政秘书更是其组成的重要环节，其工作内容起到了上传下达、左右联系、内外沟通等重要的协调作用。随着我国高校教学改革不断发展，教学制度在从学年制到学分制的转变的过程中会出现了很多新的问题，特别是在新、旧的制度的更替之时，在新的管理制度与传统的管理制度之间会产生各种各样矛盾，这时就需要行政秘书发挥出强有力的沟通和协调作用，以保障教学工作有序地进行。
　　一、大学行政秘书在教学管理工作中的协调作用
　　行政秘书管理工作是大学教学管理中的重要组成部分，行政秘书既是学院领导的参谋与助手，又是学院领导与师生之间上传下达的桥梁，其协调的内容包括不同部门之间关系的协调、领导与师生之间关系的协调等等，对于学校教学的有序发展有着功不可没的贡献。
　　1.不同学院以及部门之间的上传下达
　　高校是一个庞大而又繁琐的群体，各个部门以及各个学院之间有着错综复杂的关系，高校的行政秘书不仅存在于学校的决策层面，更多的则是分布在各个学院以及部门当中，学校高层有着决策的权利，但不能事无繁琐的亲力亲为，这时行政秘书就体现了其存在的重要性。当院系需要下达行政指令或者决策时，行政秘书要发挥沟通与调节的作用，尽其所能的让所有学院以及各个部门之间清晰明了的接受并有力的贯彻执行。为学校的教学工作努力营造一个和谐、相互理解的氛围;在教学管理工作中每个科室各有各的职能，而行政秘书的职责就是与各个职能科室保持紧密的联系，并配合好学院各项行政工作的开展。如果学院主管部门的工作计划与活动安排同院系的工作发生了矛盾，向院系领导汇报事情发生的原因，积极协调，保持上下关系的和谐。
　　2.师生与院系之间的左右联系
　　教师的工作过程中具有独立性，从而导致院系领导的交流过少，因此行政秘书的职责就是向院系领导汇报教师们的具体情况，并下达院系领导的指令，营造信任和理解的氛围。按照学校的行政计划，合理的统筹学校师生的活动安排，保证学校师生的切身利益，让学校教学工作的顺利进行。
　　二、大学行政秘书在教学管理工作中的协调作用的方式
　　行政秘书工作的比较显著的特点是服务性、繁琐性、以及重复性等。不仅要服务于领导，还要面对繁琐而又零碎的工作。对于行政秘书本身而言就一项挑战，如何能处理好各项工作之间的关系做到恰当好处，协调作用起到了至关重要的作用。要学会利用好研究查证、沟通调节等方式，从而营造出互相理解，互相适应的氛围，才能让教学工作顺利的进行。
　　1.研究查证
　　在行政管理工作中常常会遇到一些行政方面的问题，其工作方法首先就是找出问题发生的源头，对事件发展的趋势和方向进行了解，要有解决问题的心理准备。其次是对事件的研究查证过程中要找出问题发展的因素、问题的本质和解决问题的关键点，并做好解决问题的一系列准备工作，促进问题的有效解决;最后在问题解决后要回顾事情发生的前因后果，对所解决的问题的情况进行分析和归纳，对问题解决过程进行分解和分析，找出其中的经验和教训，为以后的行政管理工作的展开积累经验，若是以后再发生此类事件，也可以迎刃而解，提高问题的解决速度[2]。
　　2.沟通调节
　　行政秘书的主要工作就是在协调各个环节之间的关系，营造一个和谐的氛围。在教学活动中，处理好各个部门之间以及师生与领导产生的分歧，如行政任务的传达，活动时间的安排等。这时行政秘书就要做好上传下达左右联系的协调工作，将分歧做出很好的调节，从而使教学活动得以有序进行[3]。
　　在教学管理工作中行政秘书的协调工作是一项集科学性与智慧性于一体的工作，行政秘书的协调功能处于教学管理的重要位置。因此行政秘书要自觉提高自身的知识水平与协调能力，使用研究查证、沟通调节等方式进行协调好不同部门之间、领导与师生之间的关系，营造一种相互了解、相互合作、相互促进的融洽的氛围，使教学工作得以顺利有序开展，促进大学的持续发展。