2018秘书的会议管理

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　　秘书的会议管理
　　我国的秘书行业已经有了近千年的历史，总结以往的经验对现代秘书的发展有很好的借鉴作用。如今的秘书主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等。秘书的工作已经涉及各行各业，秘书的工作范围越来越广，所以更加的强调秘书的综合素质，以及各方面的协调能力，对会议的管理能力，更是考察秘书综合素质的重要环节，也是秘书工作中重要且必不可少的工作。
　　会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性在提升国际形象、促进市政建设、创造经济效益等反面具有特殊的作用。会议是一种普遍而且有效的群体沟通方式，已经成为最有效管理手段和工作方法，领导人以及管理者可以通过会议交换互相的意见、获取不同的信息、讨论存在的问题、制定决策、传达指示、批评错误、展示产品等相关作用。会议是随着近代社会的生产力发展而发展起来的，据统计每年在联合国举行的各种各样的会议高达三千八百多次，在国内各个企业举行的大大小小的会议更是数不胜数，所以我们应该正视它，更好地利用会议，提高工作效率。利用会议的民主性，更好地表达自己在工作中的意见，领导可以利用会议倾听员工的意见，为公司更好的发展制订计划。要在会议中避免形式主义，会议过长等会议弊端。 作文 http:///zuowen/

　　组织会议是一项繁琐的工作，其中环节较多，环环相扣，一个环节出了问题，就有可能影响到下一个环节，甚至是整个会议的进度。会议由很多种类，按组织类型分为内部会议、外部会议、正式会议、非正式会议，按时间方面的规定性分为定期会议、不定期会议。
　　一、对内会议的管理
　　对内会议的规模一般较小，例如，例会，周会、年会等，在会议的管理中要充分做好内部协调与外部协调，纵向协调于横向协调。就协调方面，就要充分做好会议准备工作，会议准备不是浪费时间，恰恰相反，会议的充分准备才是一个高效会议的开始。
　　内部会议的会前准备工作大致分为四个步骤，明确要点、准备议题、通知开会、安排会议议程。会前的准备工作非常重要，要考虑到领导和各个部门人员的时间是否充裕，如果时间不充裕就要考虑推迟会议，然后把具体的时间通知下去，同时通知此次看会的主题，以便相关人员做好准备。在开会前，秘书要准备好相关的文件，有关的规章制度，相关的数据以及图表，充分准备相关问题的材料，为了领导发言做准备，开会前检查桌椅是否够，准备好水具、纸笔，检查好电源、卫生。
　　会间服务，在开会期间，要认真做好会议记录，清点到会人数，把不能参加会议人员的原因，及时传达给领导，开会时，做到人手一份资料，明确开会的内容。会议中也要准备好随时接通的电话，有突发事件及时请领导处理。 开题报告 http:///html/lunwenzhidao/kaitibaogao/
　　会后工作，会后及时清理会议室，摆好桌椅，以便下一次会议使用，及时把会议记录归档。
　　这种对内会议，要避免次数的繁多，是员工陷入会海中，要尽量做到会议的主题单一集中。部署工作的会议，要把多个内容合并到一个会议上，然后认真去贯彻落实，避免了工作人员的频繁开会。在会议时间上，要具体，能十分钟、半小时开完的会议，绝不以天来计时。
　　二、对外会议
　　对外会议与对内会议不同，对外会议的人员繁多，涉及的相关部门较多，对外会议的规模、流程、与会人员，反映出一个公司的实力水平，以及相关工作人员的整体素质，代表了一个企业的整体形象，因此对于对外会议，秘书的安排、协调工作要更为严谨、周密。
　　常见的对外会议有客户咨询会、产品展销会、业务洽谈会、新品发布会。会议流程为开幕式、上司和来宾致辞，上司做报告，分组讨论，大会发言，参观或其他活动，会议总结宣读决议，闭幕式。这种较大型的对外会议，秘书工作同样分为三个方面。
　　三、会前准备
　　在会议前要拟定一个会议计划，以便有章可循，使会议一步一步地进行，计划的内容包括：会议名称，一般是会议主办方机构名称、会议主题、会议类型、会议时间，例如某某电子科技有限公司2013年新春产品发布会。在计划中明确会议议题，会议议程，一般议程由主办单位的领导机构来确定。制定会议日程表，一天来计时，明确每个环节的具体时间，相关人员，如果有保密性较强的工作一般安排在后面进行。 作文 http:///zuowen/
　　对于会场的选择，一定要选择领导与才加人员方便往来，避免选择在闹市区，考虑到停车的问题，会场的大小要与会议的规模相符合，场地的设备良好，租借费用也要合理。
　　会场确定后，确定参加会议的嘉宾，再次确认嘉宾能否出席，然后发出正式的邀请函。确定好出席人员后，备齐会议用品，会议资料，桌牌等相关物件，安排会议礼仪的服务。在开会前做好最后的检查，与大会主持人确定流程。
　　四、会间的服务
　　安排人员做好会议的记录，其记录要反映实际情况，表现出大会的信息。做好会议的安保工作，确保有值班人员在场，对突发情况进行处理。如果有新闻媒体采访，要安排好接待活动。会议期间，确定人员是否全部出席，做好签到和等级工作。确保大会流程顺畅，顺利有效地进行。在会议中做到随机应变，统一部署，统一行动。
　　五、会后工作
　　会议结束后，确保领导和工作人员的安全离场，及时对此次会议进行总结，对各项工作人员进行评估，奖罚分明，对于有失误的部门，坚决进行惩罚，对于表现好的部门，当场表扬，为下次举办活动总结经验、教训，最后及时把会议记录归档。
　　现代会议的形式花样翻新，出现了电视会议，电话会议等新的高效率的会议，秘书在会议管理的过程中，要不断总结经验，找寻适应自己的工作方式，来丰富自己的专业知识，逐步提高协调能力、沟通能力，逐步发掘自己的内在的潜力。