2018浅议提升石油企业办公室秘书素质的对策

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浅议提升石油企业办公室秘书素质的对策
企业办公室秘书主要的工作内容有：联系职工、服务领导、联系个方面的工作。他对企业工作的顺利进行起到了重要作用。现代石油企业对办公室秘书的素质提出了更高的要求，协调领导开展工作，沟通个部门之间的工作等。另一方面，石油企业办公室秘书素质需要较高的职业素质才更符合石油企业的工作性质。
　　一、石油企业办公室工作存在的现状
　　企业办公室秘书工作，主要协助领导联系职工协调各方面的工作，需要高素质的办公室秘书。但是目前我国大多数石油企业办公室秘书管理工作都出现以下几个问题。制度管理松弛、 缺乏竞争动力以及办公室计划执行不严格。
　　（一）石油企业是一个资金投入庞大、拥有众多设备、更新换代比较快的密集型企业。此外，石油企业所具有的特殊性，在办公室工作管理层面，缺乏严格的管理制度，管理制度未实现真正的制度化，并且在管理制度执行时也不能严格执行，就更难达到全面管理的效果。
　　（二）石油企业虽然为了有效地提高管理效率，也做了一定程度上的改变，例如：在人员上，进一步减少员工的配置，削减设备开支，但取得的成效并不明显。但由于竞争机制的缺乏，减少人员和设备开支会带来其它一系列的问题。会大大弱化办公室的管理职能，另一方面，相应的管理人员职业素质水平不高，都会阻碍企业的发展，不利于企业管理水平的提高。
　　（三）在日常工作中，虽然石油企业会制定相应的经济管理计划，但是执行的效果总是不太能让人满意。计划主要有以下几个方面问题：一、计划制定的简单粗略，缺乏准确性，尚未形成一个完整的计划体系。二、工作人员执行工作时通常依靠自己的经验，缺乏科学的理论依据。三、办公室人员缺乏工作热情以及良好的服务意识，并且不能严格的执行工作计划，这些都极大地影响了石油企业的工作管理和工作的顺利开展。
　　二、提升办公室秘书素质的措施
　　（一）进行思想政治宣传
　　中国石油业属于国家的支柱行业之一，它需要在大的方针政策方面坚持正确的政治信念指导，坚持正确的政治信仰是办公室工作要遵循的基本原则。以石油企业自身的实际为依据，办公室秘书协助领导做好本单位发展计划的制定，联系各个部门，做好相关工作。在此之前，办公室人员需要对党和国家的路线、方针有个深入的研究并且透彻理解，掌握内在的精神，使自身的理论功底和战略思想有所提高。
　　（二）提高办公室秘书业务素质
　　提高办公室秘书人员的自身素质是建立完善的石油办公室管理体制的关键因素。在石油企业办公室过程中，需要每一人参与进来，落实工作任务，使自身的管理水平提高，促使工作完美进行。如何做到这些，首先，定期或不定期的组织员工进行相关管理工作的培训，在培训过程中，强调员工实际操作能力的培养，重点是将培训中的理论知识运用到实际工作中去。其次，发挥竞争的作用，建立一套奖惩机制，激励员工，促使其形成竞争意识，奖励优秀员工，通过这种激励机制激发员工工作的热情和积极性。另外，让秘书参与一些管理工作，使其明白工作的基本内容、要求，从而提高管理工作的质量，充分调动员工工作的热情，提高责任意识，促使企业可持续发展。
　　（三）加强制度建设
　　办公室工作内容广泛，涵盖面广泛。所以，首先要制定出一套可行的制度与规则，有严格的办事程序，否则工作会显得杂乱无序。建立有法可依的规章制度，要让每一个环节落实到个人身上。一方面秘书人员对工作有强烈的热情。另一方面，石油企业要形成一套系统化的管理体系，办公室管理机制健全，一切工作准备就绪，石油企业才能在办公室日常管理工作中，使企业的经济效益提高，办公室工作更具规范、科学、程序化。
　　（四）培养办公室秘书扎实的文字功底
　　作为一名企业办公室秘书最基本的要求就是要有较强的文字功底。因为日常工作中，会有材料撰写的内容，好的文字功底能够有效的完成工作。如何提高秘书的文字功底，以下有几点要求：一、留心写作。要求工作人员浏览各种类型的作品，注意作品的结构与格式，既要粗读又要精读，吸取他人作品的优势，做到为我所用。二、用心写作。写作需要一个长期的过程，事先需要经过长期素材的准备、积累、搜集，这样经过充分的准备阶段，等接到任务时就能迅速高效地完成任务，从而，完成领导指派的工作。
　　三、结语
　　近年来，我国社会经济迅猛发展，石油企业也相应得到了提升，但是，石油企业想要取得更大的突破，进一步提升自身的竞争优势，需要石油企业适应市场经济的发展，加强对外的联系，这就要求石油企业办公室秘书工作更高效，它不仅仅是个文秘工作，而是一个具有高难度的协调工作。所以，石油企业秘书人员的素质提高、秘书办公方式的改进是实现石油企业工作顺利进行的重要因素。