2018现代企业秘书工作与高职文秘专业能力建设的调查与思考

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现代企业秘书工作与高职文秘专业能力建设的调查与思考
　　随着社会经济的发展，现代企业的自动化程度越来越高，使得管理工作复杂性增强。秘书人员作为现代企业生产管理系统的组成部分，其工作的重要性也日益显现出来。高职院校作为培养秘书人才的重要阵地，如何顺应社会发展要求，适应现代企业发展特征，积极主动进行文秘专业改革，是当前需要研究的重要课题。
　　一、对秘书职业能力要求的调查与分析
　　（一）企业对秘书职业能力要求的调查
　　1.社会对秘书专业人才的需求情况。现代企业中的文秘工作人员是保证企业办公系统日常运转和为企业管理提供决策建议的特殊辅助人才，既承担本部门工作，又承担与其他部门沟通协调的职能，在现代企业生产运行中起到至关重要的作用。根据相关调查数据显示，当前全国各地各类企业对秘书人才的需求量保持相对稳定。其中，中小企业需求量为大，尤其需要专业基础扎实，实践经历丰富的秘书人才。
　　2.企业文秘工作的主要职责和内容调查。文秘工作人员是领导的参谋和助手，领导所涉及的工作范围，文秘工作都要涉及，为领导提供全方位的综合性服务。调查下来，文秘工作大致有以下几项内容：（1）接听电话，来访记录。（2）在办公系统中收发文件。（3）查收和签发各类文件。（4）及时将文件、信件及其他记录等材料归档、备份。（5）撰写各种文件材料。（6）会议的组织准备。（7）固定资产管理工作。（8）办公用品的领发和管理。（9）领导交办的日常及临时性工作。
　　（二）企业对秘书职业能力要求的分析
　　通过问卷调查和对企业实地走访，综合起来看，现代企业文秘工作应具备的素质要求包括以下几点。
　　1.注重写作和办事能力。现代企业要求秘书人员有较好的语言文字功底。新形势下，秘书还要会办事、懂交际、善公关。能办事、善待人的帮办型秘书将成为企业秘书人才需求的要一种趋势。
　　2.注重思想品德和实践经验。在调查中发现，在从事秘书工作，哪一项最重要这个问题上，思想道德素质成了首选，肯吃苦作风踏实思想端正等秘书受到欢迎。因而，我们在抓好学生的专业能力同时不能放松对学生的职业道德教育。此外，学校文秘教育要重视培养学生的实践能力，多设置实践教学环节，帮助学生积累实践经验。
　　3.注重电脑、英语与调研能力。在调查的企业中发现，现代企业信息化和国际化程度越来越高，对秘书的信息技术和英语交流能力提出相应的要求。企业选择秘书时不仅注重其实际操作能力，如拥有电脑证书、英语等级证和驾驶执照等，同时还非常注重秘书的分析调研能力。调研能力是必备的素质，它是促进秘书从助手型向参谋型转变的重要条件之一。
　　4.注重办事效率和心理承受。企业秘书往往是身兼数职，既要处理办公室事务，又兼公关接待员，又要帮助领导收集调研等，工作多，压力大。所以，秘书能否胜任工作，取决于他工作效率和心理承受能力。
　　5.注重经济和法律知识的掌握。法律素质是秘书必须也应当具备的基本素质。掌握法律知识是新形势的必然需要，是现代企业建设的客观需求。秘书只有不断增强法律知识的学习，依法准确地对各种事情做出反应和判断，才能发挥自身辅佐领导决策、参谋和助手的作用。
　　二、调查结果分析与对策建议
　　（一）存在问题
　　在企业调查和对照企业标准的基础上来对比我们高职院校文秘专业学生的能力，我们的文秘专业还存以下一些问题。
　　1.教学理念落后于现代企业人才需求实际。人才培养模式尽管有所改善但是依然是以知识的灌输为主，教育现代化和信息化的水平有待提高，导致学生专业技能不足，基础知识薄弱，使后续发展空间受限，严重影响了学生的专业素质和就业竞争力。
　　2.缺乏具有实践教学经验的双师型教师。目前，高职文秘专业的教师大多中文专业出身，他们在汉语言文学方面有造诣，但其中大多数人没有从事秘书工作，所以教学上出现了闭门造车的现象。
　　3.校内实训和校外实践体系不完备。校内实验实训室设备简陋，更新滞后，学生实训存在走过场现象。很多学校没有能够建立起固定的、联系紧密的校外实践基地，校外实践活动缺乏，学生缺乏身临其境的实训效果的体验。
　　（二）高职文秘专业职业能力与现代企业秘书能力要求衔接对策
　　高职院校要想培养出符合社会需求的秘书人才，就必须构建以秘书职业能力培养为核心的课程体系，改革教学内容和方法。
　　1.以职业能力为核心，科学课程教学设置。高职院校文秘专业要将所有课程按照业务能力、办事能力、社会能力和个人能力四个维度进行设置，对理论课程和实践课程比例进行调整，改变以理论知识为主和理论知识脱离文秘工作实践的现状，增加核心能力培养的实践课程的比重，真正做到理论联系实际，使学生在掌握语言文字表达能力、外语运用以及办公自动化运用等基本能力的同时，文字处理能力、信息综合处理能力、调查研究能力、日常事务处理能力和公关策划能力等业务能力得到提升。
　　2.整合校内外资源，建立实训基地。在校内建立文秘仿真实训基地，在仿真的实训环境中强化和提高学生实践能力。因此，学校应充分利用校内资源，让学生到学校各个部门进行相关实习，了解秘书工作的实际情况，加强学生的实际操作能力。
　　3.突出学生主体，强化职业能力建设。教师在教学的过程中要以学生为主体，以能力训练为核心，设置工作情景，调动学生参与课堂教学的积极性、主动性，注重强化学生办文、办会、协调、公关等方面能力的培养，让学生在运用知识的过程中获得能力的提高。
　　4.加强师资建设，提升教师专业实践能力。教师除了要提升自己的专业知识外，还要积极主动深入企业去锻炼自身的实践能力，用理论服务于企业，获取更多的信息，提高自己的实践经验，更好地为教学服务。
　　三、结束语
　　社会发展需要具备社会适应性的新型人才。文秘专业更需要不断摸索，才能培养出在更宽泛的领域参与社会建设的新型人才。通过调查研究，我对文秘专业有了新的认识，即加强学校与社会的衔接，围绕人才职业能力这一核心，进行教学改革，更新高职院校文秘专业的课堂教学模式，使其发展重点转向实践教学模式，为职业化开道，是必然趋势。